ISO 9001이 뭔가요? 왜 필요한가요?
ISO 9001 (품질 관리 시스템, Quality Management System)은 전 세계적으로 가장 널리 쓰이는 품질 관리 방법 중 하나에요. 국제 표준화 기구(ISO)라는 단체가 만든 표준인데, 쉽게 말해 '제품이나 서비스의 품질을 어떻게 관리할지'에 대한 국제적인 기준이에요.
ISO 9001은 1987년에 처음 만들어졌어요. 그런데 세상이 계속 변하니까, 이 품질 관리 시스템 표준도 계속 업그레이드 되고 있답니다. 가장 최신 버전은 2015년에 나온 'ISO 9001:2015'예요. 마치 스마트폰 운영체제가 계속 업데이트 되는 것과 비슷하죠?
그럼 ISO 9001은 왜 필요할까요? 잘 만들어진 품질 기준을 따라 만든 제품이나 서비스는 보통 더 좋은 품질을 가지고 있어요. 그러니까 고객들도 더 만족하게 되니 기업의 신뢰도도 올라가게 되는 거죠. 게다가 다른 회사들과 거래할 때도 유리해져요.
성공적인 ISO 인증 취득을 위한 7단계 마스터 플랜
1단계 : 준비 및 계획하기
1.1 인증 담당자 정하기 👨💼
ISO 9001 인증을 취득하기로 마음먹었다면 이 인증 취득을 담당할 담당자를 정해야 해요. 보통 품질 관리자나 임원이 인증 준비를 담당하지만 회사 내 업무 프로세스를 잘 이해하고 있는 사람이라면 누구나 담당자가 될 수 있어요.
1.2 품질 관리 목표 설정하기🎯
ISO 9001 인증을 받으면 운영 효율성이나 마케팅 효과 등 다양한 장점들이 있어요. 하지만 먼저 인증 취득을 통한 목표를 구체적으로 설정하는 것이 무엇보다 중요해요.
👉 예를 들면 아래와 같은 품질 관리 목표를 설정해 볼 수 있겠죠?
생산 불량률 감소🔻: 6개월 내에 현재 5%인 생산 불량률을 2%로 줄이기 위해 품질 검사 프로세스를 개선하고 직원 교육을 강화한다.
서비스 가용성 향상🔼: 6개월 내에 현재 98%인 서비스 가용성을 99.5%로 향상시키기 위해 시스템 모니터링을 강화하고 예방 유지보수 절차를 개선한다.
고객 지원 응답 시간 단축📉: 3개월 내에 현재 24시간인 고객 지원 응답 시간을 1시간으로 단축하기 위해 지원 관리 시스템을 개선한다.
1.3 범위 정하기 🔎
ISO 9001을 조직 전체에 적용할 수도 있지만, 특정 제품, 부서 또는 위치를 제외할 수도 있고, 중요 기능부터 시작해 점진적으로 확대할 수도 있어요.
사실 어떤 방법을 선택하든 장단점이 있어요. 그래서 우리 회사 상황에 맞는 걸 잘 골라야 해요. 하지만 가능하다면 회사 전체에 적용🏦하는 게 가장 좋아요. 이렇게 하면 모든 직원이 같은 방향을 보고 일할 수 있어서 회사가 더 잘 돌아갈 수 있답니다.
1.4 ISO 9001 요구사항 파악하기 📑
인증을 취득하기로 마음먹었다면 ISO 9001 표준과 그에 따른 요구조건을 파악하는 게 무엇보다 중요해요.
ISO 9001의 요구사항은 총 10개의 조항으로 나뉘어 있는데, 처음 1~3번 조항은 적용범위, 인용표준 및 용어와 정의를 포함한 소개 부분이고, 나머지 7개 조항은 기업이 인증을 취득하기 위한 품질 관리 시스템 요구사항을 담고 있어요.
조항 | 요구사항 | 상세 설명 |
|---|---|---|
| 4.1 조직과 조직상황의 이해 4.2 이해관계자 니즈와 기대 이해 4.3 품질 경영시스템 적용범위 결정 4.4 품질경영시스템과 그 프로세스 | 우리 조직 이해하기 • 내부와 외부 문제, 이해 관계자들의 기대(법규 포함), 품질경영시스템 범위, 그리고 업무 프로세스와 그 관계를 파악해야 해요 |
| 5.1 리더십과 의지표명 5.2 방침 5.3 조직의 역할, 책임 및 권한 | 리더십 발휘하기 • 고객 중심, 품질 정책 수립과 소통, 역할과 책임 배분 등을 통해 품질경영시스템에 대한 의지를 보여주어야 해요. |
| 6.1 리스크와 기회를 다루는 조치 6.2 품질목표와 품질목표 달성 기획 6.3 변경의 기획 | 계획 세우기 •품질경영시스템 운영을 위한 장기 계획이 필요해요. • 품질경영시스템과 관련된 위험과 기회를 평가하고, 품질 개선 목표를 세우고 이를 달성할 방법을 계획해야 해요. |
| 7.1 자원 7.2 역량/적격성 7.3 인식 7.4 의사소통 7.5 문서화된 정보 | 지원 체계 갖추기 • 품질경영시스템에 필요한 모든 자원을 관리해야 해요. • 인적 자원, 건물, 작업 환경, 측정 도구, 조직의 지식 등 모든 자원을 관리해야 해요. • 직원들의 능력 개발, 인식 제고, 의사소통, 문서 관리도 이 장에 포함돼요. |
| 8.1 운용 기획 및 관리 8.2 제품 및 서비스 요구사항 8.3 제품 및 서비스의 설계와 개발 8.4 외부에서 제공되는 프로세스, 제품 및 서비스의 관리 8.5 생산 및 서비스 제공 8.6 제품 및 서비스의 불출/출시 8.7 부적합 출력/산출물의 관리 | 실제 운영하기 • 제품이나 서비스를 만들고 제공하는 모든 과정을 다뤄요. • 계획 수립, 요구사항 검토, 설계, 외부 공급자 관리, 제품/서비스 생산과 출시, 불량품 관리 등이 포함돼요. |
| 9.1 모니터링, 측정, 분석 및 평가 9.2 내부심사 9.3 경영검토/경영평가 | 성과 평가하기 • 우리가 계획한 대로 잘 하고 있는지 계속 확인해요. • 프로세스 모니터링, 고객 만족도 조사, 내부 감사, 경영 검토 등이 필요해요. |
| 10.1 일반사항 10.2 부적합 및 시정조치 10.3 지속적 개선 | 계속 개선하기 • 문제가 있으면 바로 고치고, 더 좋은 방법을 찾아 계속 발전하는 거예요. |
이 모든 과정은 '계획-실행-점검-개선'이라는 순환 구조🔄로 이루어져 있어요.
이를 통해 조직의 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있답니다.
계획 (Plan) | 실행 (Do) | 점검 (Check) | 개선 (Action) |
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2단계: 문서화하기 🗃️
ISO 9001 인증을 받으려고 할 때 가장 어려운 부분이 바로 문서 작성이에요.
먼저, ISO 9001에서 요구하는 내용을 우리 회사에 맞게 이해하고 적용해야 해요. 요구사항을 이해도 해야 하고, 우리 회사의 상황에 맞게 조금씩 바꿔야 하죠. 게다가 이 문서들은 우리 회사가 실제로 일하는 방식을 결정하기 때문에 정확하게 쓰는 것이 정말 중요해요. 우리 회사만의 특별한 점들을 잘 담아내야 해요.
2.1 어떤 문서를 만들어야 하나요? 📄
ISO 9001 인증 취득을 위해서 꼭 필요한 문서들이 있어요.
우리회사가 자동차 부품 제조기업을 운영한다고 상상해 볼까요?
품질방침 (Quality policy) 📘
“최고 품질의 자동차 부품을 생산해 고객의 안전과 만족을 최우선으로 한다!”가 품질 방침이 될 수 있어요. 이 내용을 잘 문서로 작성해 놓으면 되겠죠?품질목표 (Quality objective) 🎯
“2024년 에는 불량률을 0.1% 미만으로 줄이고, 납기 준수율을 98% 이상으로 높이겠습니다”라는 구체적인 품질 목표를 세울 수 있어요.범위 (Scope statement)
“자동차 브레이크 시스템 부품의 설계, 생산, 검사 과정에 ISO 9001을 적용합니다.” 와 같이 ISO 9001을 적용할 범위를 정해야 해요.절차 (Procedures) 👉
ISO 9001의 모든 요구사항을 충족하기 위해서는 최대한 많은 절차를 만들어 두는 것이 좋아요. 부품 제조 과정을 예로 든다면 “원자재 입고 → 가공 → 조립 → 검사 → 포장 → 출하”와 같이 모든 업무에 따르는 절차를 문서화해 두어야 해요.작업지침 (Work instructions) 🎓
위의 절차의 단계를 자세히 설명하는 작업 지침 문서도 필요해요.
[브레이크 패드 조립 작업지침]
1) 마찰재를 백 플레이트에 부착한다.
2) 접착제를 균일하게 도포한다.
3) 150°C에서 30분간 열처리한다.양식 (Forms) 📚
업무할 때 사용하는 모든 양식을 의미해요.
“일일 생산 실적표”, “품질 검사 체크리스트” 등 우리 회사에서 사용하는 모든 업무 관련 양식이 여기 해당해요.프로세스 맵 (Process maps / Flowchart) 🔀
일의 순서를 그림으로 표현한 프로세스 맵 또한 문서화가 필요해요.
예를 들어, 원자재가 입고되어 완제품이 출하되기까지의 과정을 화살표로 연결해 표현하는 것이 여기에 해당돼요.
3단계: 품질 관리 시스템 업무에 적용하기 (구현) ✅
자, 이제 ISO 9001에 맞춰 품질 관리 시스템을 잘 설계했으니 실제로 적용해 볼 시간이에요. 직원들에게 새로운 방식을 소개하고 일하는 방식을 개선하도록 도와야 하는 이 구현 단계가 정말 중요해요.
거의 모든 직원들이 조금씩은 일하는 방식을 바꿔야 할 거예요. 예를 들면, 문서 관리 방식 같은 것들이요. 새로운 방식을 잘 받아들이게 하려면 직원들에게 📢"이렇게 하면 좋은 점이 있어요!"라고 설득력 있게 말해줘야 해요. 또, 새 절차는 복잡하지 않고 사용하기 쉽게 만들어서 일상 업무에 자연스럽게 녹아들어야 해요.
4단계: 내부 감사 🕵
ISO 9001 인증을 받는 과정에서 내부 감사는 정말 중요해요. 우리가 만든 품질 관리 시스템이 제대로 작동하는지 확인하는 거죠. 어떻게 일하는지 살펴보고, 관리자와 직원들과 이야기도 나누고, 기록도 확인해요. ISO 9001 요구사항 뿐만 아니라 우리가 만든 절차와 작업 지침도 잘 지키고 있는지 확인✔️하는 거예요. 인증 받기 전에 꼭 해야 하고, 그 이후에도 주기적으로 해야 해요.
보통은 우리 직원들이 감사원이 되어 이 일을 해요. 하지만 어떤 회사는 외부 전문가에게 맡기기도 해요. 우리 회사 상황에 따라 선택하면 돼요.
5단계: 인증 받기 🏅
ISO 9001 인증을 받으려면ISO 심사원의 심사를 받아야 해요. 내부 감사와 비슷하지만, 정해진 범위와 일정에 따라 진행돼요. 심사를 통과하고 발견된 문제들을 잘 해결하면, 3년 동안 유효한 ISO 9001 인증서를 받을 수 있어요.
인증 심사 전에는 꼭 전체 내부 점검을 마치고, 우리가 품질 관리 시스템을 잘 운영하고 있다는 것을 보여줄 수 있는 기록들을 준비해야 해요.
5.1 인증기관 고르기 👀
ISO 9001 인증기관은 심사원을 기업에 배치하고 인증서를 발급하는 독립적인 기관이에요. 믿을 만한 인증기관은 국가인정기구의 인정을 받은 곳이어야 하는데, 우리나라의 인정기구는 한국인정지원센터(Korea Accreditation Board)라는 곳이에요. 한국인정지원센터의 인정을 받은 인증기관은 총 70개로 여기에서 확인할 수 있어요.
📌 여러 후보들을 비교해보고 우리 회사에 적합한 인증기관을 선택하면 돼요.
5.2 심사 준비하기 💡
ISO 9001 요구사항에 맞춰 문서들을 준비해 놓아야 해요. 특히 오래된 문서나 관리되지 않은 문서들을 주의 깊게 살펴보세요.
5.3 심사 통과하기 ✅
인증 심사는 두 단계로 나눠져요. 1단계는 우리 문서를 검토하고, 2단계는 실제 업무 과정을 심사해요. 대부분의 심사에서 몇 가지 작은 문제들이 발견돼요. 심각한 문제가 아니라면, 수정한 후 인증기관에 수정사항을 전달하면 인증서를 받을 수 있어요. 큰 문제가 있다면, 인증기관이 다시 한 번 확인하고 인증 여부를 결정할 거예요.
6단계: 인증 홍보하기 📢
인증을 취득하면 새로운 고객을 만나고 시장을 개척할 수 있어요. 회사의 명성도 높아지죠. 인증 받은 걸 알리는 보도 자료를 내고, 주요 고객들에게 알려주세요. 명함, 광고에 인증 마크를 넣어 적극적으로 홍보하면 더 좋겠죠?
7단계: 인증 유지하기 🚀
ISO 인증을 받았다고 해서 거기서 끝이 아니에요!
인증서는 3년 동안 유효하지만, 우리가 ISO 시스템을 제대로 운영하고 있는지 확인하기 위해 인증기관에서 1년에 1 번씩 '사후 심사'를 실시해요.
⛔ 주의할 점은, 이 사후 심사를 받지 않으면 인증이 정지될 수 있다는 거예요. 더 심각한 건, 정지 기간 동안에도 사후 심사를 받지 않으면 결국 인증이 취소된다는 거죠. 인증이 취소되면 처음부터 다시 인증을 받아야 하는 번거로움이 생겨요!
잘 만들어진 품질 관리 시스템이라면 스스로 개선되는 구조가 있을 거예요. 우리가 ISO 프로세스를 꾸준히 실천하고, 때때로 내부 점검도 해준다면, 회사가 점점 더 좋아지는 걸 느낄 수 있을 거예요.
ISO 9001: 지속 가능한 성장을 위한 전략적 선택
ISO 9001 인증을 받는 과정이 길고 어렵게 느껴질 수 있어요. 하지만 이 과정을 통해 우리 회사는 한 단계 더 성장할 수 있어요. 좋은 품질은 고객 만족으로 이어지고, 이는 곧 회사의 성공으로 연결돼요.
여러분의 회사도 ISO 9001 인증에 도전해 보는 건 어떨까요? 처음에는 어려워 보일 수 있지만, 한 걸음 한 걸음 나아가다 보면 어느새 목표에 도달해 있을 거예요. 그 과정에서 배우는 것들, 개선되는 것들이 회사의 큰 자산이 될 거예요.